Norma General

1.-Objetivo:

Establecer los requisitos que permitan la elaboración sistemática y estandarizada de los documentos del Sistema de Gestión en la Cámara Nacional de Empresas Productoras de Eventos y Logística (CANAEPEL), que faciliten la búsqueda, gestión documental, el control, buen uso de herramientas y correcta circulación de la información a todos los niveles.

2.-Alcance:

La norma general tiene aplicación en toda la documentación de la Cámara Nacional de Agencias.

3.-Responsables:

A todos los coordinadores del sistema de gestión, en específico a los dueños de dicho proceso.

4.-Definiciones:

Documento: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, Videos, Fotografías, etc.) Formato: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o proceso.

Gestión De Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Normalización. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado. Procedimiento: Es la “forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”. Los procedimientos deben estar documentados. También se entiende por procedimiento el documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales.

Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace. En caso de que éste sufra alguna modificación será necesario que se realice una revisión con el fin de documentar dicha modificación.

5.- Actividades:

Las siguientes características se aplicarán a los siguientes tipos de documentos del Sistema de Gestión. Manual de Calidad (obligatorio), Procedimientos documentados obligatorios (Control de documentos, control de registros, servicio no conforme, auditorias, acciones correctivas y acciones preventivas), otros Manuales, Planes, Procesos, Procedimientos requeridos en cada proceso o dependencia, Formatos, Registros, Instructivos, Guías y actas.

5.1.- Patrón de estandarización:

·         Los documentos de procesos y procedimientos del sistema deben describir acciones y actividades reales y no ideales.

·         Tipo de Letra: Calibri (Body) 8 (negrilla) para página, revisión, código y  fecha, Calibri (Body) 11 para el desarrollo del documento, Calibri (Body) 11 (negrilla) para subtítulos, Calibri (Body) 11 (subrayada) para aclaraciones, conceptos o notas importantes, Calibri (Body) 16 o 18 (negrilla) para títulos o encabezados.

·         Tamaño de papel: Carta (21,59 cm. X 27, 94 cm.).

·         Márgenes: Estrecho (1.27 cm. Por cada lado).

·         Las divisiones y subdivisiones entre títulos y subtítulos se hará mediante nomencladores numéricos: 2.0, 2.1, 2.1.1.

·         El Manual de Calidad, Manuales de procedimientos, descripción de procesos, y procedimientos llevan una portada con las especificaciones que se relacionan a continuación.

5.2.- Portadas

Se coloca el titulo del documento en el centro de la hoja en letra Calibri (Body)  tamaño 22. En la mitad de hoja se insertará el “cuadro de control de cambios del documento”, con las siguientes columnas: No de Versión, descripción u origen del cambio, nombre de quien aprobó cada versión y fecha de su aprobación. Al final de la hoja se ubica un recuadro que contiene:

1.       Elaboración (Quien elaboró el documento y fecha)

2.       Revisión (Quien revisa el documento y fecha)

3.       Aprobación (El Representante de la alta dirección quien aprueba la última versión del documento y fecha)

Además debe colocarse la condición del documento (COPIA CONTROLADA para los documentos de uso restringido y COPIA NO CONTROLADA para los de uso y conocimiento general).